Les indemnités de déplacement

publié le 21 avril 2009 (modifié le 3 janvier 2020)

Frais de déplacement

Préambule :
Les IDSR sont soumis pour leurs déplacements aux mêmes règles que celles applicables aux fonctionnaires de l’Etat :
- le déplacement doit être effectué à la demande du service (la préfecture ou la MSR dans votre cas) et être réalisé pour les besoins de celui-ci,
- les taux et barèmes sont fixés par l’administration pour les repas et les indemnités kilométriques.

Concrètement, dans la plupart des actions de prévention, il est demandé que l’organisateur prévoie le repas des personnes qui tiennent les stands ou les ateliers sur son action. Par exemple, dans un collège ou lycée on mange à la cantine, dans une action "grand public" ou un forum ou en entreprise, c’est souvent un plateau-repas qui est prévu.
Lorsque l’action est organisée par la MSR-Var, le repas est également prévu dans l’organisation.
Donc, il sera concrètement assez rare que vous ayez à faire l’avance des frais de repas. Cela peut cependant arriver sur des actions comme le Moto Tour, le Bol d’Or, sur lesquelles l’organisateur nous octroie l’espace pour notre stand, on ne peut pas lui demander en plus de cela de fournir le repas à nos bénévoles.

Pour le transport, au départ de Toulon, il peut y avoir une place de libre dans le fourgon de la MSR-Var permettant que l’IDSR soit co-voituré quand c’est possible. Demandez à l’animateur de la MSR si cette possibilité existe sur l’action où vous vous rendez. Le fourgon de la MSR est stationné au Conseil Départemental à La Valette (à côté de Renault/Charlemagne).

Si malgré ces dispositions, il vous reste des frais à engager, voici comment obtenir la participation de la préfecture.
Il ne s’agit pas d’un remboursement aux frais réel mais d’une prise en charge forfaitaire sur la base de barèmes officiels.

L’administration n’est pas toujours simple à comprendre pour les non-initiés. Certains termes sont utilisés, les règles de la comptabilité publique sont précises et contraignantes… Tentons de clarifier tout cela :
- Résidence administrative et familiale : Familiale = là où le fonctionnaire habite. Administrative = là où il travaille (exemple Préfecture TOULON ou sous-préfecture BRIGNOLES ou sous-préfecture DRAGUIGNAN).
- > Les IDSR indiquent leur résidence FAMILIALE.

Vous n’avez droit à indemnités QUE lorsque vous vous déplacez HORS de votre résidence familiale (autre commune).

- Frais de repas et de nuitée :
Les droits sont ouverts pour une indemnité de repas si l’agent est à l’extérieur sur la période de 11h à 14h pour le midi, de 18h à 21h le soir.
Vous avez droit à 1 seul taux de base par repas pris dans les plages horaires ci-dessus.
Attention : Ce n’est pas le prix réel du repas qui est remboursé mais une participation forfaitaire : l’indemnisation n’est pas “au réel” mais est une participation plafonnée sur les taux de ce barème, qui est le même que pour les fonctionnaires de l’Etat.
En clair, si vous prenez le menu gastronomique au meilleur restaurant du coin, l’administration ne vous remboursera qu’un seul taux de base forfaitaire pour ce repas, ou un seul taux de base par nuit d’hôtel, même si la chambre a coûté 3 fois plus cher !
Les heures en extérieur doivent aussi correspondre aux créneaux horaires définis ci-dessus pour l’ouverture des droits.

Voici le barème pour les frais de repas : bareme fd taux repas 2020 envigueur (format pdf - 108 ko - 03/01/2020) .
S’il existe un restaurant administratif dans la commune de votre déplacement vous êtes sensés pouvoir y prendre votre repas. Dans ce cas, vous n’avez droit qu’au taux réduit du barème (1/2 du tarif de base).
- > Si vous avez des frais de repas à prendre en compte, les horaires doivent être indiqués sur la ligne de calcul pour la date en question (départ avant 11h et retour après 14h).
- > Vous devez ajouter le document "Attestation de restauration" : attestation de restauration 2020 (format doc - 18 ko - 03/01/2020)

- Taux de nuitée (pour simple information car jamais utilisé par les IDSR) : les droits sont ouverts pour une indemnité de nuitée si l’agent est à l’extérieur sur la période de 00h00 à 05h00.
Ce cas ne devrait jamais se produire pour les IDSR car il est considéré que les déplacements dans le Var permettent toujours de rentrer le soir en 1 à 2 heures de route.
- > S’il devait y avoir une exception -qui devra être justifiée-, obtenir l’accord préalable de la préfecture, sinon la comptabilité vous le refusera.

- Indemnités kilométriques :
Participation aux frais au kilomètre parcouru, fixée par un barème selon la puissance fiscale du véhicule (CV fiscaux sur la carte grise).

Attention : Vous devez indiquer les kilomètres réels de votre domicile au lieu d’intervention, calculés sur la base d’un logiciel de type ViaMichelin ou Mappy.
La comptabilité a retoqué des fiches de frais où les distances étaient arrondies (20 km, 50km) au motif que cela donne à penser que les IDSR arrondissaient leurs kilomètres au chiffre supérieur.

  • Si vous utilisez plusieurs véhicules pour vous déplacer en tant qu’IDSR (par exemple une voiture et une moto), attention aux calculs des taux kilométriques avec chaque véhicule : les taux sont différents pour une moto et une voiture : voir le barème.
    La carte grise est jointe comme pièce comptable à chaque fois.
    Le mieux c’est de grouper les déplacements auto et moto sur une feuille différente.
  • A partir de 2000 km parcourus sur l’année civile, le taux kilométrique change (voir le barème). Si vous arrivez à ce seuil, arrêtez votre dernière feuille de FD avant le seuil pour calculer vos indemnités sur un le taux initial et démarrez une nouvelle feuille à partir du seuil avec le taux supérieur.
    Le CUMUL ANNUEL (année en cours) est à indiquer sur votre feuille de FD (garder les anciennes feuilles pour pouvoir faire ce total).
  • Frais de parking, de péage (conserver les tickets ou factures télépéage).

- > Voici le barème d’indemnisation kilométrique à jour : bareme fd consolide au 04 04 2019 (format pdf - 713.4 ko - 19/04/2019)

Comment faire votre demande :
Vous devez adresser votre dossier par courrier postal à la
Préfecture du Var
Cabinet / Direction des Sécurités
Bureau de la sécurité routière
CS 31209
83070 TOULON CEDEX

avec les pièces ci-dessous

  • 1°) La fiche état de frais de déplacements-missions.
    A renseigner lisiblement, dater et signer en original et joindre les pièces annexes. Indiquez votre résidence familiale, ville à partir de laquelle vous calculez les kilomètres.
  • 2°) S’il y a des repas, vous devez joindre l’attestation de restauration à remplir et signer. Inutile de conserver la note du restaurant, le taux est 1 forfait et ce qui justifie la dépense de repas c’est l’attestation de restauration.
  • 3°) les justificatifs de vos dépenses, le cas échéant (tickets de parking, de péage, facture du télépéage où figurent les dates correspondantes aux déplacements).

Lors de votre première demande, pour être créé comme un fournisseur dans le logiciel de la comptabilité, joindre :

  • vos date + lieu de naissance,
  • votre numéro de sécurité sociale,
  • un IBAN (ex-RIB, RIP ou RICE) du compte bancaire sur lequel vous souhaitez que les indemnités soient versées,
  • la copie de la carte grise du véhicule qui doit servir à vous déplacer.
- Appuyez-vous sur ce TUTORIEL PAS à PAS FICHE DE FD pour comprendre comment vous devez la présenter : tutoriel fd idsr (format pdf - 327.4 ko - 19/10/2017)
Téléchargez :



Suivez toutes les instructions de ce chapitre et les conseils ci-dessous.
Au moment de faire votre 1er dossier, contactez par téléphone le BSR de la préfecture pour vous faire aider et conseiller sur la rédaction : 04 94 18 80 33

Quelques conseils et erreurs à éviter :

- Conservez les tickets et justificatifs des frais engagés pour le péage, télépéage, parking : ils seront à joindre à votre feuille.

- Ne faites pas une feuille de frais à chaque déplacement : regroupez vos frais de déplacement sur un mois, un trimestre… (faites en fonction de la place disponible sur la feuille de frais).

- Certains ont indiqué des km sur la fiche, sans faire les calculs.
La comptabilité vous paye des euros, pas des distances !
Il faut donc que vous fassiez le calcul "nombre-de-Km" multiplié par "le-taux-du-barème-par-rapport-à-votre-carte-grise" = "montant-en-€" pour chaque date de déplacement donc chaque ligne du tableau.
Le CUMUL ANNUEL DE VOS KM (ceux de l’année en cours) est à indiquer dans la case "Total km" (garder les anciennes feuilles pour pouvoir faire ce total). Cela sert à la compta pour vérifier si vous dépassez les 2000km/an (changement du taux du barème).
Ajoutez les frais annexes péages/parkings s’il y en a (dans ce cas vous devez joindre les tickets. Si télépéage, la feuille du relevé où il y a les dates en question).
Ajoutez les indemnités de repas s’il y en a (dans ce cas vous devez remplir une attestation de restauration et la joindre).
Et faites le total général en euros en bas de la feuille.

- Si vous devez mettre plusieurs feuilles car vous avez besoin de + de lignes faites des sous-totaux à chaque feuille (marquez lisiblement "sous-total feuille 1", "…feuille 2" ) et sur la dernière feuille vous mettez "Sous-total feuille 3" et "Total général feuilles 1 + 2 + 3".
Les feuilles sont classées de la + ancienne date à la + récente (la feuille aux dernières dates -celle où il y a le total général- est sur le dessus de la pile).
Mais là, ça devient un dossier compliqué. Le + simple c’est de faire vos frais au fur et à mesure sur une feuille et de l’envoyer quand elle est remplie.

- Ne passez PAS des frais de l’année précédente mélangés à des frais de l’année en cours, c’est compliqué à gérer car l’arrêté préfectoral justificatif n’est pas le même.
D’une manière générale, ne gardez pas des frais d’une année sur l’autre (sauf pour la période après la clôture budgétaire en fin d’année mais dans ce cas, ce sera les 1ers que vous donnerez en début d’année suivante).

- N’oubliez pas de renseigner la ligne des références bancaires. Et de nous signaler tout changement de compte car nous devrons demander à la compta de vous modifier dans le logiciel. Dans ce cas, nous fournir le nouveau RIB.

Important :

  • La comptabilité exige la signature manuscrite originale, donc les envois de documents scannés ne sont plus acceptés.
  • La comptabilité est désormais centralisée à Marseille et applique les règles ci-dessus strictement. Tout document non conforme sera rejeté.
-* Votre signature étant apposée en bas du document, le bureau de la SR de la préfecture ne pourra pas corriger votre dossier s’il a mal été rédigé ou en cas d’erreur de calcul. Vous devrez alors le refaire.
- > Pour éviter de devoir refaire votre dossier, contactez le BSR de la préfecture AVANT DE LE FINALISER, au moins pour votre 1ère demande. Ensuite, toutes fonctionneront sur le même principe.
  • Par votre signature, vous attestez sur l’honneur la réalité des dépenses portées sur votre feuille. Votre signature engage votre responsabilité vis-à-vis de l’administration au même titre qu’un fonctionnaire de l’Etat.
  • Pour pouvoir être mandatée, votre feuille sera contresignée par la cheffe du BSR ou par le coordinateur sécurité routière, vos autorités hiérarchiques en tant qu’IDSR.
    - > Produisez un document qui soit le + propre possible.
  • La compta régionale est chargée du mandatement des indemnités. Elle effectue un mandat administratif (virement) sur le compte bancaire fourni par l’IDSR, qui est versé approximativement dans le délai de 15 jours à 1 mois après le mandatement.

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