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- Vos réservations/commandes à la MSR-Var

 
 
 

Réserver et commander au Centre de ressources de la MSR-Var

publié le 10 octobre 2006 (modifié le 25 avril 2014)

Le Centre De Ressources (CDR) documentaire et pédagogique de la MSR-Var a vocation à relayer sur le terrain les campagnes officielles de communication de la Sécurité Routière.

Dans certaines conditions [1], le CDR peut vous fournir de la documentation (dépliants, affiches) et/ou vous prêter certains matériels pour aider à la réalisation de vos actions de sensibilisation.
La documentation et les matériels de sécurité routière sont destinés aux organismes partenaires de la MSR-Var et aux acteurs de prévention qui les utilisent lors de leurs actions de terrain.
Toute demande devra être faite par la personne responsable de l’organisme demandeur ou un représentant dûment habilité.
La MSR-Var ne peut pas répondre à des demandes de particuliers.

Jeunes et associations d’étudiants
Les organisations étudiantes (BDE, associations) sont souvent à l’origine de rassemblements festifs : fêtes de promo ou de fin d’année scolaire… Ces fêtes peuvent attirer de nombreux jeunes et le risque d’accidents de la circulation causés par des dérives liées à la consommation d’alcool et de stupéfiants dans ces rassemblements doit être pris très au sérieux par les organisateurs, dont la responsabilité peut être recherchée.
Distribuer des flyers, voire des éthylotests, apparaît souvent comme la solution pour ces derniers, qui pensent avoir ainsi "réglé le problème". Cette démarche doit être assortie d’une organisation plus élaborée.
Nous ne pouvons que les inciter à intégrer la sécurité routière dans leurs réflexions bien en amont, dans l’organisation de leurs actions afin de prévenir les éventuelles dérives et éviter d’être confrontés à un accident. Par exemple : règlement de la soirée "safe" approuvé par les participants, liste d’inscriptions nominatives par véhicules avec la désignation d’un SAM dès l’inscription, procédures de gestion des retours de soirée, informations sur les attentes des organisateurs quant à la sécurité données au début et rappelées au fil de la soirée, diffusion des spots issus des campagnes gouvernementales de communication de la sécurité routière…

  • La justification précise de l’organisation proposée et des mesures prises, ainsi que de l’utilisation des matériels devra être fournie à la MSR-Var lors de toute commande de documentation ou matériel de sécurité routière (voir ci-desous).
  • La MSR-Var pourra refuser de s’associer à une action dont le volet sécurité routière ne lui semble pas assez abouti, sans qu’il puisse lui être fait grief de cette décision.

Commandes de documentation sécurité routière

Pour commander dépliants et affiches :
Envoyer une demande de documentation par courriel à l’animateur de la MSR-Var en indiquant :

  • Identification précise de l’organisme demandeur, coordonnées, identité et fonction du signataire,
  • téléphone et adresse mail de contact,
  • date, lieu, nom de votre action de prévention, public concerné, nombre de personnes attendues,
  • description précise de l’action dans son volet sécurité routière et de l’utilisation des matériels sollicités,
  • le ou les thèmes que vous souhaitez pour la documentation, avec pour chaque thème, le nombre de dépliants ou d’affiches correspondant.

En principe, votre commande sera traitée localement par la MSR-Var avec ses propres stocks.

Si nécessaire, elle sera remontée au niveau du ministère. Dans ce cas, l’adresse postale et le contact que vous aurez indiqués dans votre courriel de demande seront pris en compte comme coordonnées de livraison pour le transporteur.

- Commandes prises sur stock MSR-Var (petites et moyennes quantités)
Les animateurs de la MSR-Var sont habilités à prendre dans le stock pour les besoins des actions de prévention auxquelles ils participent ou pour répondre à une commande d’un organisme extérieur.

Le stock de la MSR est prévu pour faire face aux commandes simples (petites et moyennes quantités).

La gestion du CDR de la MSR-Var est confiée à un Intervenant Départemental de Sécurité Routière (IDSR) bénévole documentaliste, qui gère les stocks et prépare les commandes.

  • Délai à prévoir : MINIMUM 2 à 3 semaines à l’avance. (La gestion des stocks et la préparation des commandes ne sont pas effectuées tous les jours mais regroupées lorsque l’IDSR documentaliste bénévole vient à la MSR.)
  • Retrait de la commande uniquement sur rendez-vous, à la MSR-Var (pas d’expédition). Un rendez-vous vous sera proposé, en journée, pour venir chercher votre commande à la préfecture.
  • Important : Pour éviter de préparer des commandes que les demandeurs oublient ensuite de venir chercher, la préparation ne sera commencée par l’IDSR qu’après la fixation du rendez-vous de prise en charge avec l’animateur de la MSR-Var. Bien respecter les délais indiqués ci-dessus.

- Commandes spécifiques, hors stock MSR-Var (commandes en nombre, plus grandes quantités que le stock de la MSR-Var)

  • Délai à prévoir : au moins 1 à 2 mois à l’avance. Une commande spécifique est faite auprès de la Sécurité Routière (ministère de l’intérieur) par l’animateur de la MSR-Var :
  • validation de la commande par la cellule sécurité routière de la préfecture et transmission au ministère,
  • traitement par le service routeur de la Sécurité Routière,
  • Expédition directe au destinataire par le ministère, via transporteur (à l’adresse et au contact indiqués dans votre message de demande).

Réservation de matériel pédagogique en prêt ou en dotation

Les matériels en prêt sont sollicités par les organismes partenaires de la MSR-Var et par les acteurs de prévention qui les utilisent lors de leurs actions de terrain.
L’agenda des actions de prévention sur l’année est chargé. Il est donc vivement conseillé de les réserver 1 à 2 mois à l’avance.
Leur emprunteur devra en prendre le plus grand soin (surveillance, stockage, utilisation) pour éviter de pénaliser les actions suivantes.

Comment réserver ou commander du matériel en dotation ou prêt :
- Envoyer 1 courrier ou 1 fax à la MSR-Var à l’entête de l’organisme demandeur et signé par le responsable de cet organisme, pour présenter votre projet et réserver/commander le matériel.
Ce courrier peut être scanné et envoyé par courriel à l’animateur de la MSR-Var, dès lors qu’il est à l’entête du demandeur et signé avant d’avoir été scanné.

Dans votre courrier devront être indiqués précisément :

  • Identification précise de l’organisme demandeur, coordonnées, identité et fonction du signataire,
  • téléphone et adresse mail de contact,
  • date, lieu, nom de votre action de prévention, public concerné, nombre de personnes attendues,
  • description précise de l’action dans son volet sécurité routière et de l’utilisation des matériels sollicités,
  • le ou les matériels que vous sollicitez.
  • Si vous incluez une demande de documentation, indiquez les thèmes et le nombre de dépliants ou affiches pour chaque thème. Intégrer les délais de préparation de la commande (sur stock MSR) ou d’expédition (commande ministère) décrits ci-dessus.

Les suites données à votre demande

- La MSR-Var ouvrira un dossier pour votre action.

- Vous serez informé par courriel des suites données à votre réservation/commande : pour vous confirmer la prise en compte de votre demande, pour vous prévenir du moment où votre matériel sera disponible, et vous fixer rendez-vous pour venir le récupérer.

Partenariat avec la MSR-Var

Votre demande constituera un partenariat avec la Maison de la sécurité routière du Var (MSR-Var), structure créée par la préfecture et le Conseil Général.

Ce partenariat sera donc identifié comme tel (la MSR-Var et les 2 administrations ci-dessus) dans toute votre communication avec la presse.
Une fiche média-presse est fournie à cet effet avec le matériel qui vous est délivré.

Afin de participer à sa promotion et à l’information du public, votre action pourra être intégrée au planning des actions de sécurité routière de l’année et publiée sur le site internet de la MSR-Var sur la base des précisions que vous aurez communiquées dans votre dossier.

Pour clôturer le dossier de votre action, après l’opération, un bilan qualitatif et quantitatif de celle-ci sera adressé à la MSR-Var par courrier ou télécopie ou courriel : résultats obtenus par rapport aux objectifs définis, nombre de personnes sensibilisées…

[1 : Sur réservation/commande préalable et justification de leur utilisation, dans la limite de leur disponibilité, de la possibilité de réassort et de leur répartition entre les actions de prévention de l’année.

 
 
 
 

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